효율성 극대화하기: 더 많은 일을 해내는 팁과 노하우

우리는 모두 하루에 24시간을 가지고 있습니다. 그러나 왜 일부 사람들은 다른 사람들보다 더 많은 일을 해내고, 더 많은 성과를 달성하고, 더 행복하게 살 수 있을까요? 그 비결은 바로 효율성입니다. 효율성이란 자신의 목표를 달성하기 위해 필요한 시간과 노력을 최소화하고, 낭비와 장애물을 제거하고, 최선의 결과를 얻기 위해 자신의 자원을 최적화하는 능력입니다. 효율성을 극대화하면 더 많은 일을 해낼 수 있을 뿐만 아니라, 스트레스를 줄이고, 자신감을 키우고, 삶의 질을 향상시킬 수 있습니다.

그렇다면 효율성을 극대화하기 위해 어떤 전략과 기술이 필요할까요? 이 글에서는 다음과 같은 네 가지 주제에 대해 알아보겠습니다.

 

목차

1.목표 설정과 계획 수립

2.우선순위 정하기와 집중하기

3.시간 관리와 자기 관리

4.도구와 시스템 활용하기

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1. 목표 설정과 계획 수립

 

목표를 설정하기 위해 정리가 필요하다.

효율성을 극대화하기 위해서는 무엇을 하고자 하는지 명확하게 정의해야 합니다. 즉, 자신의 목표를 SMART하게 설정해야 합니다. SMART란 구체적(Specific), 측정 가능(Measurable), 도달 가능(Achievable), 관련 있는(Relevant), 시간 제한 있는(Time-bound)의 앞글자를 딴 약어입니다. SMART한 목표는 다음과 같은 예시와 같습니다.

 

• 6개월 안에 영어 TOEIC 점수를 800점 이상으로 올리기
• 3개월 안에 웹 개발 프로젝트를 완성하고 고객에게 인도하기
• 1년 안에 체중을 10kg 감량하기

SMART한 목표를 설정하면 자신이 어디로 가고 있는지, 얼마나 가까워졌는지, 언제 도착할 수 있는지 파악할 수 있습니다. 이는 효율성을 높이고, 동기를 부여하고, 성취감을 주는데 도움이 됩니다.

목표를 설정한 후에는 그 목표를 달성하기 위한 계획을 수립해야 합니다. 계획은 목표를 작은 단위로 나누고, 각 단위에 대한 행동 계획과 마감 기한을 정하는 과정입니다. 예를 들어, 체중 감량 목표를 달성하기 위한 계획은 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

 

• 매일 아침 30분 동안 운동하기
• 매주 월요일에 체중 측정하고 기록하기
• 하루에 설탕과 지방 섭취량을 줄이기
• 매달 한 번씩 식단과 운동 방법을 검토하고 개선하기

계획은 목표를 달성하기 위한 지도 역할을 합니다. 계획이 있으면 무엇부터 해야 할지, 얼마나 남았는지, 어떻게 개선할 수 있는지 알 수 있습니다. 이는 효율성을 높이고, 혼란과 분산을 줄이고, 진전을 확인하는데 도움이 됩니다.

 

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2. 우선순위 정하기와 집중하기

 

우선순위가 뭔지 도표화 하면 정리가 쉽다.

효율성을 극대화하기 위해서는 무엇이 중요하고 급한지 판단해야 합니다. 즉, 자신의 할 일들에 우선순위를 정해야 합니다. 우선순위를 정하는 방법은 여러 가지가 있지만, 가장 간단하고 유용한 방법은 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)입니다. 아이젠하워 매트릭스란 중요도와 긴급도에 따라 할 일들을 네 가지 영역으로 나누는 방법입니다.

• 중요하고 급한 일: 즉시 처리해야 하는 일 (예: 긴급 회의, 마감 임박 프로젝트)
• 중요하지만 급하지 않은 일: 예약하거나 계획적으로 처리해야 하는 일 (예: 건강 검진, 자기 개발)
• 중요하지 않고 급한 일: 위임하거나 최소화해야 하는 일 (예: 전화 요청, 메일 확인)
• 중요하지도 않고 급하지도 않은 일: 제거하거나 피해야 하는 일 (예: 소셜 미디어 스크롤링, 잡담)

아이젠하워 매트릭스를 사용하면 자신의 할 일들을 객관적으로 평가하고, 중요한 일에 집중하고, 낭비하는 일에 시간과 에너지를 쏟지 않게 됩니다. 이는 효율성을 높이고, 성과를 극대화하고, 만족도를 증가시키는데 도움이 됩니다.

우선순위를 정한 후에는 그 우선순위에 따라 한 가지 일에 집중해야 합니다. 즉, 다중 작업(multitasking)을 하지 말아야 합니다. 다중 작업이란 여러 가지 일을 동시에 하려고 시도하는 것입니다. 다중 작업은 효율적인 것처럼 보일 수 있지만, 실제로는 그렇지 않습니다. 다중 작업을 하면 다음과 같은 문제가 발생합니다.

• 작업 전환 비용(task switching cost): 한 가지 작업에서 다른 작업으로 전환할 때 발생하는 시간과 에너지의 손실입니다. 예를 들어, 메일 확인과 보고서 작성을 번갈아 하면서 할 때마다 생각을 바꾸어야 하므로 작업 전환 비용이 발생합니다.
• 주의력 분산(attentional dispersion): 여러 가지 작업에 주의력을 나누어야 하므로 각 작업에 충분한 주의력을 집중할 수 없게 되는 현상입니다. 예를 들어, 회의 중에 스마트폰으로 메시지를 보면서 할 때 주의력 분산이 발생합니다.
• 인지 부하(cognitive load): 여러 가지 작업을 동시에 처리하려고 할 때 뇌가 받는 부담과 압박입니다. 예를 들어, 운전하면서 음악을 듣고 대화를 하면서 할 때 인지 부하가 발생합니다.

이러한 문제들은 효율성을 낮추고, 실수를 증가시키고, 스트레스를 유발합니다. 따라서 다중 작업을 하지 말고, 한 가지 일에 집중하고, 그 일을 완료한 후에 다른 일로 넘어가야 합니다. 이를 단일 작업(singletasking)이라고 합니다. 단일 작업을 하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 작업 전환 비용을 줄일 수 있습니다. 한 가지 작업에만 집중하면 생각을 바꾸거나 재조정할 필요가 없으므로 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.
• 주의력을 향상시킬 수 있습니다. 한 가지 작업에만 주의력을 집중하면 더 깊이있고 세심하게 작업할 수 있으므로 품질과 생산성을 높일 수 있습니다.
• 인지 부하를 감소시킬 수 있습니다. 한 가지 작업에만 뇌의 자원을 할당하면 더 편안하고 쾌적하게 작업할 수 있으므로 스트레스와 피로를 줄일 수 있습니다.

단일 작업을 하기 위해서는 다음과 같은 방법들이 도움이 될 수 있습니다.

• 작업 환경을 정리하고 깔끔하게 유지하기
• 방해요소와 유혹을 제거하거나 최소화하기 (예: 스마트폰 소리 끄기, 인터넷 차단 프로그램 사용하기)
• 짧은 시간동안 집중하고 쉬는 패턴을 반복하기 (예: 포모도로 기법 사용하기)
• 자신의 에너지와 기분에 따라 작업 순서와 방식을 조절하기

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3. 시간 관리와 자기 관리

효율성을 극대화하기 위해서는 얼마나 많은 시간을 가지고 있는지, 어떻게 그 시간을 사용하는지, 어떻게 그 시간을 개선할 수 있는지 알아야 합니다. 즉, 자신의 시간을 관리해야 합니다. 시간 관리란 자신의 시간을 측정하고, 분석하고, 계획하고, 실행하고, 평가하는 과정입니다. 시간 관리를 하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 시간 낭비를 줄일 수 있습니다. 자신의 시간 사용 패턴을 파악하면 비효율적이거나 불필요한 활동들을 인식하고 줄일 수 있습니다.
• 시간 활용도를 높일 수 있습니다. 자신의 시간 사용 목적과 우선순위를 설정하면 중요하고 의미있는 활동들에 더 많은 시간과 에너지를 할당할 수 있습니다.
• 시간 만족도를 증가시킬 수 있습니다. 자신의 시간 사용 결과와 피드백을 받으면 성취감과 자신감을 느낄 수 있으며, 개선점과 동기를 발견할 수 있습니다.

시간 관리를 하기 위해서는 다음과 같은 방법들이 도움이 될 수 있습니다.

• 시간 기록장치나 앱을 사용하여 자신의 시간 사용량과 내용을 기록하기
• 기록된 데이터를 바탕으로 자신의 시간 사용 패턴과 문제점을 분석하기
• 분석된 결과를 바탕으로 자신의 시간 사용 목적과 우선순위를 설정하기
• 설정된 목적과 우선순위에 따라 자신의 시간 사용 계획을 작성하기
• 작성된 계획에 따라 자신의 시간 사용 행동을 실행하기
• 실행된 행동에 대해 자신의 시간 사용 결과와 피드백을 평가하기

시간 관리는 자기 관리와 밀접한 관련이 있습니다. 자기 관리란 자신의 몸과 마음의 상태를 조절하고, 유지하고, 개선하는 능력입니다. 자기 관리를 잘 하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 에너지와 기분을 최적화할 수 있습니다. 자신의 몸과 마음에 필요한 영양분과 산소와 수분과 휴식과 활동 등을 제공하면 더 건강하고 활기찬 상태로 일할 수 있습니다.
• 스트레스와 감정을 조절할 수 있습니다. 자신의 몸과 마음에 발생하는 긴장과 부정적인 감정들을 인식하고 해소하면 더 평온하고 긍정적인 상태로 일할 수 있습니다.
• 동기와 의욕을 유지할 수 있습니다. 자신의 몸과 마음에 필요한 보상과 인정과 성장 등을 제공하면 더 열정적이고 적극적인 상태로 일할 수 있습니다.

자기 관리를 하기 위해서는 다음과 같은 방법들이 도움이 될 수 있습니다.

• 건강한 식습관과 운동습관을 갖추기
• 충분한 수면과 휴식을 취하기
• 호흡법이나 명상법 등의 이완법을 익히기
• 긍정적인 사람들과 소통하고 지원받기
• 재미있는 취미나 활동을 찾아보기
• 스스로에게 칭찬과 격려와 보상 주기

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4.도구와 시스템 활용하기

효율성을 극대화하기 위해서는 혼자서 모든 것을 해내려고 하지 말고, 외부의 도움이나 지원이 될 수 있는 도구와 시스템들을 활용해야 합니다. 도구란 효율성에 도움이 되는 기계나 기구나 프로그램 등입니다. 예를 들어, 다음과 같은 도구들이 있습니다.

• 스마트폰: 전화나 메시지나 인터넷 등 다양한 기능들로 소통과 정보 검색 등에 도움이 되는 장치입니다.
• 컴퓨터: 문서나 프레젠테이션 등 다양한 작업들로 생산성 향상에 도움이 되는 장치입니다.
• 구글 캘린더: 일정이나 약속 등 다양한 계획들로 시간 관리에 도움이 되는 프로그램입니다.
• 에버노트: 메모나 노트 등 다양한 정보들로 지식 관리에 도움이 되는 프로그램입니다.
• 토글: 작업이나 활동 등 다양한 시간 사용량과 내용을 측정하고 분석하는 프로그램입니다.

 

도구를 활용하면 자신의 능력과 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 도구를 활용하기 위해서는 다음과 같은 방법들이 도움이 될 수 있습니다.

• 자신의 목적과 필요에 맞는 도구를 선택하기
• 도구의 사용법과 기능을 익히고 숙달하기
• 도구의 업데이트와 유지보수에 주의하기
• 도구의 장점과 단점을 인식하고 보완하기

 

시스템이란 효율성에 도움이 되는 규칙이나 방법이나 원칙 등입니다. 예를 들어, 다음과 같은 시스템들이 있습니다.

• GTD(Getting Things Done): 할 일들을 수집하고 정리하고 조직하고 실행하고 검토하는 시스템입니다.
• 파레토 법칙(Pareto Principle): 80%의 결과는 20%의 원인에 의해 발생한다는 원칙으로, 중요한 20%에 집중하는 시스템입니다.
• OKR(Objectives and Key Results): 목표와 핵심 결과를 설정하고 추적하고 평가하는 시스템입니다.

 

시스템을 활용하면 자신의 행동과 효율성을 최적화할 수 있습니다. 시스템을 활용하기 위해서는 다음과 같은 방법들이 도움이 될 수 있습니다.

• 자신의 상황과 적합에 맞는 시스템을 선택하기
• 시스템의 원리와 과정을 이해하고 적용하기
• 시스템의 효과와 문제점을 검증하고 개선하기
• 시스템의 융합과 창조에 도전하기

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마무리

 

이 글에서는 효율성을 극대화하기 위한 네 가지 주제에 대해 알아보았습니다.

• 목표 설정과 계획 수립
• 우선순위 정하기와 집중하기
• 시간 관리와 자기 관리
• 도구와 시스템 활용하기

이러한 주제들은 서로 연관되어 있으므로, 하나만 잘 해서는 효율성을 극대화할 수 없습니다. 모든 주제들에 대해 지속적으로 학습하고 실천하고 반복해야 합니다. 그렇게 하면 더 많은 일을 해내고, 더 좋은 결과를 얻고, 더 행복한 삶을 살 수 있을 것입니다.

읽어주셔서 감사합니다. 오늘 하루도 행복한 하루 보내세요 ^^